In 4 stappen naar heldere projectdoelen en projectdoelstellingen.

Het komt heel vaak voor dat niet alle doelen of doelstellingen bekend zijn binnen een project, waardoor verschillende verwachtingen en ook teleurstellingen ontstaan.

Ken jij bijvoorbeeld de verschillen tussen een projectdoel en de projectdoelstellingen?

Projectdoelen zijn de brede, algemene resultaten die je wilt bereiken met je project. Ze geven de richting aan en beschrijven het eindresultaat. Denk aan het 'waarom' van je project. Bijvoorbeeld, een projectdoel kan zijn: "Verbeteren van de klanttevredenheid."

Projectdoelstellingen zijn specifieker en meetbaar. Ze beschrijven de concrete stappen die je moet nemen om je projectdoelen te bereiken. Denk aan het 'hoe' van je project. Bijvoorbeeld, een projectdoelstelling kan zijn: "Verhogen van de klanttevredenheidsscore met 20% binnen zes maanden."

Bij de uitvoering van een project heb je altijd te maken met verschillende belanghebbenden; zij kunnen een verschillend inzicht hebben in de doelen, doelstellingen en succescriteria. Het komt vaak genoeg voor dat nevendoelen worden vergeten of onderbelicht. Een nevendoel kan bijvoorbeeld zijn het gelijktijdig ontwikkelen van een standaard of het opleiden van een stakeholder.

Een hiërarchie van doelstellingen (structuur van doelstellingen) helpt om de doelen en doelstellingen helder te formuleren voor alle belanghebbenden.

Abonneer je gratis voor nog meer updates.

Stap 1 Verzamelen van informatie.

Als eerste is het belangrijk om de belanghebbenden van een project inzichtelijk te krijgen. Dit kun je doen met een belanghebbenden (stakeholder) analyse, bekijk hier een korte introductie voor een stakeholderanalyse.

Organiseer een overleg of een interview met “de grijze eminentie” onder de stakeholders om inzichtelijk te krijgen wat volgens hen de projectdoelen en doelstellingen zijn. De grijze eminentie heeft immers veel invloed op het project.

Organiseer brainstormsessies met “de sleutelfiguren” onder de stakeholders. Betrek ze volledig bij het opstellen van de hiërarchie. Zij dragen veel bij aan het project en hebben veel invloed, een grote betrokkenheid van deze groep is essentieel voor een goed resultaat.

Informeer “de gegijzelden” en “de toeschouwers” onder de stakeholders en sta open voor opmerkingen.

Stap 2 Omschrijf de projectdoelen

Omschrijf samen met “de sleutelfiguren” de projectdoelen. Dit kan uitstekend in een workshop of in een brainstromsessie. Schrijf de doelen bijvoorbeeld op een whiteboard zodat het eenvoudig aangepast kan worden. Houd rekening met de inbreng (eisen en wensen) van “de grijze eminentie”, deel deze ook binnen het team.

Stap 3 Omschrijf de projectdoelstellingen en prestaties.

Bepaal nu met het team de projectdoelstellingen en prestaties. Maak hierbij gebruik van onderstaande hiërarchie van doelstellingen. Werk van boven naar beneden door de vraag te stellen “hoe?” gaan we de doelen en doelstellingen realiseren. En ga van beneden naar boven en stel de vraag “waarom?” om de doelen en doelstellingen beter te formuleren. Herhaal dit eventueel voor het beste resultaat.

Beschrijf de doelstellingen en prestaties SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel en Tijdsgebonden).

Hieronder een voorbeeld:

Projectdoel: Verbeteren van de klanttevredenheid

Doelstelling 1: Verhogen van de klanttevredenheidsscore met 20% binnen zes maanden
Prestatie 1.1: Implementeren van een nieuw klantfeedbacksysteem binnen twee maanden.
Prestatie 1.2: Trainen van het klantenserviceteam op het nieuwe systeem binnen drie maanden.
Prestatie 1.3: Analyseren van klantfeedback en doorvoeren van verbeteringen binnen vier maanden.

Doelstelling 2: Verminderen van de gemiddelde responstijd van de klantenservice met 30% binnen zes maanden.
Prestatie 2.1: Optimaliseren van de klantenserviceprocessen binnen twee maanden.
Prestatie 2.2: Invoeren van een chatbot voor veelgestelde vragen binnen drie maanden.
Prestatie 3.2: Monitoren en bijstellen van de responstijd binnen vier maanden

Stap 4 Omschrijf de criteria voor succes.

Bepaal met je team hoe je het succes van de doelstelling en prestatie gaat meten en omschrijf deze.
Hieronder een voorbeeld:

 Doelstelling 1: Verhogen van de klanttevredenheidsscore met 20% binnen zes maanden
Prestatiecriteria:

• Klanttevredenheidsscore stijgt met minimaal 20% binnen zes maanden.
• Regelmatige metingen van klanttevredenheid (bijv. maandelijks) om voortgang te monitoren.
• Feedback van klanten toont een positieve trend in tevredenheid.

Prestatie 1.1: Implementeren van een nieuw klantfeedbacksysteem binnen twee maanden
Prestatiecriteria:

• Het nieuwe feedbacksysteem is volledig operationeel binnen twee maanden.
• Alle relevante medewerkers zijn getraind in het gebruik van het systeem.
• Minimaal 80% van de klanten gebruikt het nieuwe systeem om feedback te geven.

Deel de hiërarchie van doelstellingen met de stakeholders na de afronding zodat alle betrokkenen bekend zijn met de projectdoelen en doelstelling.

Heb je nog wat hulp nodig neem dan gerust contact met me op!